Minggu Ke 4 :
Pengorganisasian Struktur Manajemen
A.
Definisi
pengorganisasian “Organizing”
Pengorganisasian
(Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.
Struktur Organisasi adalah susunan
dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam
suatu perusahaan
B.
Defenisi
Struktur Organisasian
Struktur
Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi
diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur
spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
C.
Pengorganisasian
Sebagai fungsi manajemen
Salah
satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian yang merupakan salah
satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan
memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa
sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu
tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap
manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemendalam setiap organisasi
seperti .1. Mengatur orang - orang. 2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan. 3.
Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas ). 4. Menempatkan orang – orang
dalam departemen. 5. Menetapkan batasan – batasan wewenang.
1. Organisasi Formal
Organisasi
formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian
tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi
yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja,
kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi).
Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas
disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini
merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan
dibuat.
Struktur organisasi (desain
organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana
organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian
atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini
mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi
atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan
kerja.
Unsur dan Tiang Dasar Organisasi
Formal
Ada 3 Unsur pokok organisasi
formal, yaitu :
1. Sistem kegiatan terkoordinasi
2. Kelompok orang
3. Kerjasama mencapai tujuan
Tiang dasar teori organisasi
formal:
1.Pembagian kerja
2.Proses skalar (hirarki) dan
fungsional (horizontal)
3.Struktur
4.Rentang kendali
Ciri-Ciri Organisasi Formal
1.Suatu organisasi terdiri dari
hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan
dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.
2. Tujuan atau rencana organisasi
terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban
resmi
3. Kewenangan untuk melaksanakan
kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi
kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah
menduduki jabatannya.
4. Garis-garis kewenangan dan
jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk
umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada
atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya
sendiri.
5.Suatu sistem aturan dan regulasi
yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur
tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
6 Proesedur dalam organisasi
bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku
bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam
hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.
7.Suatu sikap dan prosedur untuk
menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.
8. Anggota organisasi harus
memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9. Pegawai dipilih untuk bekerja
dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis,
koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.
10.Meskipun pekerjaan dalam
birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan
senioritas dan prestasi kerja.
Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan
dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan. Hubungan dibentuk antara
jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari
jaringan jabatan.
Ada pun faktor-faktor utama yang
menentukan perancangan struktur organisasi formal adalah sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai
tujuannya
Strategi menjelaskan bagaimana
aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan
bawahan. Menurut Chandler, pengubahan strategi mengakibatkan perubahan desain
organisasional. Peningkatan kompleksitas menyebabkan struktur tersentralisasi
menjadi tidak efisien. Perusahaan-perusahaan harus mengubah strukturnya menjadi
struktur yang desentralisasi.
2. Lingkungan yang melingkupinya
Dalam hal ini perlu dibedakan tiga
tipe lingkungan sebagai berikut :
· Lingkungan stabil, yaitu
lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau
secara tiba-tiba.
· Lingkungan berubah (changing
environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi
dalam setiap atau seluruh bidang.
·Lingkungan bergejolak (turbulent
environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.
3. Teknologi yang digunakan
Perbedaan teknologi yang digunakan
untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.
Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan
manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai
dengan tingkat teknologinya.
4. Ukuran organisasi.
Besarnya organisasi secara
keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur
organisasi.Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin
kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.
5. Anggota (pegawai/karyawan) dan
orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berpikir para
anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam
merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga
akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan
kerja pada rancangan struktur organisasi. Para manajer organisasi, terutama
para manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi, dan pemilihan
strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.
Model- model struktur organisasi
Formal
1.Model tradisional
·Dirancang terutama untuk
lingkungan yang stabil dan pengubahan yang terjadi di dalamnya dapat
diperkirakan.
· Cenderung tidak efisien dalam
lingkungan yang sangat bergejolak.
Pada model ini terdapat beberapa
tingkatan yaitu :
· Manajemen Puncak, pelaksananya
adalah Direktur Pelaksana dan Manajer Umum.
· Manajemen Menengah, pelaksananya
adalah Manajer Departemen Fungsional/ Divisi dan Kepala Bagian.
· Manajemen Lini pertama,
pelaksananya adalah penyelia/ Supervisor/ Mandor/ Kepala Tukang dan Pengawas
Tingkat pertama.
· Karyawan Operasional.
2. Model hubungan manusiawi
Dalam model ini juga diterima
konsep speialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan
sebagai ciri utama organisasi yang efektif. Model ini secara eksplisit mengakui
bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi menurut
struktur formalnya. Hal ini mengandung perhatian manajemen akan adanya
”struktur informal” yang ada di seluruh elemen-elemen organisasi. Model
hubungan manusiawi lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik,
dan perilaku-perilaku struktur offline:
· Kepemimpinannya dapat mengurangi
friksi- friksi di antara orang-orang dan jabatan – jabatan mereka dalam
organisasi, serta menghubungkan kerja sama yang baik antar para anggota
organisasi.
· Menyarankan manajer memanfaatkan
organisasi informal dalam departemennya.
· Ditunjukkan sejumlah teknik atau
program yang biasanya di bawah yurisdiksi kewenangan departemen personalia.
3. Model sumber daya manusia
Implikasi model sumber daya manusia
pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat
bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan
dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang, dan bahwa
tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat
meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.
Konsep model sumber daya manusia
mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi –
posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota – anggota
organisasi mempunyai hal – hal sebagai berikut :
· Suatu tujuan tingkat operasional yang
telah disetujui bersama
· Jalur untuk memperoleh sumber
informasi vertikal dan horisontal yang relevan
· Kemampuan untuk memberikan tanggapan
terhadap informasi dengan
· Keputusan dan perilaku yang mengarahkan
pencapaian tujuan dengan efisien.
Adapun mengenai tujuan organisasi
model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya,
sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang
diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.
Unsur – unsur struktur organisasi
1. Spesialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan
keputusan
5. Ukuran satuan kerja
Dimensi- dimensi dasar struktur
organisasi formal
1. Pembagian kerja
· Relatif dapat menurunkan keterlibatan
kerja, maupun kerja karyawan
· Menimbulkan kebosanan karena pekerjaan
menjadi monoton
· Mengakibatkan tingkat komitmen
karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi.
· Dapat mempengaruhi tingkat prestasi
organisasi.
2. Wewenang
Hak melakukan sesuatu atau
memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.
3. Kekuasaan
Kemampuan untuk melakukan hak yang
terjadi dalam wewenang
4. Tanggung jawab
Kewajiban untuk melakukan sesuatu,
dalam hal ini adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi
organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk
melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.
5. Rentang kendali
Berapa orang jumlah bawahan yang
dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
6. Struktur tall
· Mempunyai rentang kendali sedikit /
sempit
· Hanya sedikit jumlah karyawan yang
berada di bawah kendali seorang atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan
disiplin yang ketat.
· Diterapkan dalam struktur klasik
7. Struktur flat
Mempunyai rentang kendali melebar /
banyak dalam hal rentang kendali dan tingkatan manajemen.
8. Hubungan lini dan staff
9. Komunikasi dalam organisasi
10.
Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi wewenang terjadi bila
wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang.
Desentralisasi wewenang terjadi bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan
meluas dalam suatu organisasi.
11.
Rantai wewenang scalar
Berhubungan dengan jumlah tingkatan
dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu
dijadikan bawahan pada seorang atasan. Untuk membedakan tingkatan wewenang
dalam organisasi adalah semakin tinggi tingkatan semakin besar wewenang.
12.
Kesatuan perintah
Bertujuan untuk memudahkan
koordinasi.
Organisasi informal
Organisasi Informal adalah kumpulan
dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan
bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal
dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk
menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat
eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan
tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi
seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi
organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan
terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi
organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:
Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara
lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi
rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari
organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat
intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan
memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat
menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai
contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon
karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran
gajinya.
Organisasi Informal memiliki
ciri-ciri :
Lepas
Fleksibel
Tidak terumuskan
Spontan
Keanggotaan pada
organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak
sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota
organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan
tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh
Organisasi Informal :
1. Arisan ibu-ibu
2. Orang-orang di kendaraan umum
3. Sekumpulan penonton yang menyaksikan
sepak bola
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar